Η Διακυβερνητική Διάσκεψη που είχε αρχίσει τον Φεβρουάριο του 2000, κατέληξε στη σύναψη της Συνθήκης της Νίκαιας και στην υιοθέτηση δήλωσης για το Μέλλον της Ευρωπαϊκής Ένωσης, γνωστή ως Δήλωση 23. Στη δήλωση αυτή, η σουηδική και η τότε μελλοντική βελγική Προεδρία, σε συνεργασία με την Επιτροπή και με τη σύμπραξη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, κλήθηκαν να προωθήσουν τη διεξαγωγή ευρείας συζήτησης (debate) στην οποία θα συμμετείχαν όλοι οι ενδιαφερόμενοι: εκπρόσωποι των εθνικών κοινοβουλίων και όλοι όσοι απηχούν την κοινή γνώμη (πολιτικοί, οικονομικοί και πανεπιστημιακοί κύκλοι, εκπρόσωποι της κοινωνίας των πολιτών, κ.λπ.). Σημειώνεται ότι στη διαδικασία αυτή κλήθηκαν να συμμετάσχουν και οι τότε υποψήφιες για ένταξη χώρες.

Στη συζήτηση αυτή εξετάστηκαν θέματα όπως ο τρόπος με τον οποίο θα καθοριζόταν και θα παρακολουθείτο η ακριβέστερη οριοθέτηση εξουσιών μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών, το καθεστώς του Χάρτη Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η απλούστευση των Συνθηκών προκειμένου να γίνουν σαφέστερες και πιο κατανοητές, καθώς και ο ρόλος των εθνικών κοινοβουλίων στο Ευρωπαϊκό οικοδόμημα.

Η ευρεία αυτή δημόσια συζήτηση αποτέλεσε το πρώτο στάδιο της προπαρασκευαστικής διαδικασίας για την προετοιμασία της σύγκλησης Διακυβερνητικής Διάσκεψης το 2004, η οποία αποφασίστηκε από το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο της Νίκαιας (Δεκέμβριος 2000). Θα πρέπει να αναφερθεί ότι, όσα υποψήφια κράτη είχαν ολοκληρώσει τις διαπραγματεύσεις προσχώρησης με την Ένωση θα καλούντο να συμμετάσχουν στη Διάσκεψη. Τα υποψήφια κράτη τα οποία δεν θα είχαν ολοκληρώσει τις διαπραγματεύσεις προσχώρησης θα καλούντο ως παρατηρητές.

Η Διακυβερνητική Διάσκεψη του 2004 είχε ως στόχο την τροποποίηση των Συνθηκών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και την υιοθέτηση νέων θεσμικών αλλαγών. Η απόφαση αυτή ήταν αποτέλεσμα της περιορισμένης επιτυχίας που είχε η Συνθήκη της Νίκαιας όσον αφορά τις αναγκαίες θεσμικές αλλαγές στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Η νέα αυτή Διακυβερνητική Διάσκεψη προσπάθησε ακριβώς να πετύχει εκείνες τις θεσμικές αλλαγές που θα μείωναν το δημοκρατικό έλλειμμα στην Ένωση, θα εμπέδωναν τη διαφάνεια των θεσμικών της οργάνων και θα δημιουργούσαν μια νέα Ευρώπη για τους πολίτες.

Για να προετοιμαστεί με όσο το δυνατόν μεγαλύτερο εύρος και διαφάνεια η Διακυβερνητική Διάσκεψη, το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στο Λάκεν αποφάσισε να συγκαλέσει μια Συνέλευση απαρτιζόμενη από τους σημαντικότερους συμμετέχοντες στη συζήτηση για το μέλλον της Ένωσης. Καθήκον αυτής της Συνέλευσης (Ευρωπαϊκή Συνέλευση για το Μέλλον της Ευρώπης) ήταν να συζητήσει τα ουσιαστικά ζητήματα σε σχέση με τη μελλοντική εξέλιξη της Ένωσης και να διερευνήσει τις διάφορες δυνατές λύσεις.

Σε εθνικό επίπεδο, τα κράτη μέλη και οι υποψήφιες για ένταξη χώρες κλήθηκαν να προωθήσουν τη διεξαγωγή δημόσιας συζήτησης για το Μέλλον της Ευρώπης με την κοινωνία των πολιτών. Το ρόλο αυτό ανέλαβαν κυρίως τα εθνικά κοινοβούλια.