Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στο Λάκεν διόρισε τον κ. V. Giscard d’Estaing (Πρώην Πρωθυπουργό της Γαλλίας) ως Πρόεδρο της Συνέλευσης και τους κ.κ. G. Amato (Πρώην Πρωθυπουργό της Ιταλίας) και J.L. Dehaene (Πρώην Πρωθυπουργό του Βελγίου) ως Αντιπροέδρους.

Πέραν του Προέδρου και των δύο Αντιπροέδρων της, η Συνέλευση αποτελείτο από 15 αντιπροσώπους των αρχηγών κρατών και κυβερνήσεων των κρατών μελών (έναν από κάθε κράτος μέλος), 30 μέλη των εθνικών κοινοβουλίων (δύο από κάθε κράτος μέλος), 16 μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και δύο αντιπροσώπους της Επιτροπής. Τα τότε υποψήφια κράτη μέλη συμμετείχαν πλήρως στις εργασίες της Συνέλευσης. Αντιπροσωπεύθηκαν στην ίδια βάση όπως και τα υφιστάμενα κράτη μέλη (με έναν αντιπρόσωπο της κυβέρνησης και δύο του εθνικού κοινοβουλίου) και συμμετείχαν στις εργασίες, χωρίς όμως να μπορούσαν να παρακωλύσουν την τυχόν διαμορφούμενη γενική συναίνεση των κρατών μελών.

Τα μέλη της Συνέλευσης μπορούσαν να αντικαθίστανται από αναπληρωτές μόνον εφόσον δεν ήταν παρόντα. Οι αναπληρωτές ορίστηκαν με τον ίδιο τρόπο όπως και τα τακτικά μέλη και είχαν τα ίδια δικαιώματα.

Το Προεδρείο της Συνέλευσης αποτελείτο από τον Πρόεδρο της Συνέλευσης, τους δύο Αντιπροέδρους της Συνέλευσης και από εννέα μέλη (τους αντιπροσώπους όλων των κυβερνήσεων που κατά τη διάρκεια της Συνέλευσης ασκούσαν την Προεδρία του Συμβουλίου, δύο αντιπροσώπους εθνικών κοινοβουλίων, δύο αντιπροσώπους των μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και δύο αντιπροσώπους της Επιτροπής).

Ως παρατηρητές είχαν προσκληθεί: (α) από την Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή τρία άτομα μαζί με τρεις αντιπροσώπους των ευρωπαίων κοινωνικών εταίρων, (β) από την Επιτροπή των Περιφερειών, έξι αντιπρόσωποι (που διορίστηκαν από την Επιτροπή των Περιφερειών και προήλθαν από τις περιφέρειες, τις πόλεις και τις περιφέρειες με νομοθετική εξουσία,) και (γ) ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής. Κατόπιν προσκλήσεως του Προεδρείου, μπορούσαν επίσης να λάβουν το λόγο ενώπιον της Συνέλευσης ο Πρόεδρος του Δικαστηρίου και ο Πρόεδρος του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Διάρκεια των εργασιών της Συνέλευσης

Η Συνέλευση πραγματοποίησε την εναρκτήρια σύνοδό της την 1η Μαρτίου 2002, οπότε ορίστηκε το Προεδρείο της και καθορίστηκε ο τρόπος εργασίας της. Οι εργασίες της αναμενόταν αρχικά να ολοκληρωθούν μετά από ένα έτος, έτσι ώστε ο πρόεδρος της Συνέλευσης να μπορέσει να διαβιβάσει έγκαιρα στο Ευρωπαϊκό Συμβούλιο τα αποτελέσματά τους. Λόγω του μεγάλου όγκου εργασίας και του αριθμού των θεμάτων με τα οποία η Συνέλευση ασχολήθηκε, οι εργασίες της ολοκληρώθηκαν τελικά τον Ιούνιο του 2003.

Τρόπος εργασίας της Συνέλευσης

Ο Πρόεδρος προετοίμασε την έναρξη των εργασιών της Συνέλευσης συνάγοντας τα συμπεράσματα από τη δημόσια συζήτηση. Το Προεδρείο διαδραμάτισε προωθητικό ρόλο και ετοίμασε μια πρώτη βάση για τις εργασίες της Συνέλευσης.

Το Προεδρείο μπορούσε να συμβουλεύεται τις υπηρεσίες της Επιτροπής και τους εμπειρογνώμονες της επιλογής του σχετικά με οποιοδήποτε τεχνικό θέμα που έκρινε ότι χρειαζόταν διεξοδικότερη εξέταση. Προς τούτο μπορούσε να συγκροτεί και προσωρινές (ad hoc) ομάδες εργασίας.

Τελικά, το Προεδρείο συγκρότησε έντεκα (11) ομάδες εργασίες όπως φαίνεται πιο κάτω:

·  Ομάδα Εργασίας I: Επικουρικότητα

·  Ομάδα Εργασίας II: Χάρτης των θεμελιωδών δικαιωμάτων

·  Ομάδα Εργασίας III: Νομική Προσωπικότητα

·  Ομάδα Εργασίας IV: Εθνικά κοινοβούλια

·  Ομάδα Εργασίας V: Επικουρικές αρμοδιότητες

·  Ομάδα Εργασίας VI: Οικονομική διακυβέρνηση

·  Ομάδα Εργασίας VII: Εξωτερική Δράση

·  Ομάδα Εργασίας VIII: Άμυνα

·  Ομάδα Εργασίας IX: Απλούστευση

·  Ομάδα Εργασίας X: Ελευθερία, Ασφάλεια και Δικαιοσύνη

·  Ομάδα Εργασίας XI: Κοινωνική Ευρώπη

Οι Ομάδες Εργασίες, ύστερα από αριθμό συνεδριάσεων και ευρεία συζήτηση για τα θέματα της αρμοδιότητάς τους, κατέληξαν σε τελικές εκθέσεις, οι οποίες υποβλήθηκαν στη Συνέλευση.

Ο Πρόεδρος της Συνέλευσης ενημέρωνε προφορικά σε κάθε Ευρωπαϊκό Συμβούλιο την πορεία των εργασιών, πράγμα που του επέτρεπε να διαπιστώνει ταυτόχρονα και την άποψη των αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων.

Η Συνέλευση συνερχόταν στις Βρυξέλλες ενώ οι συζητήσεις και όλα τα επίσημα έγγραφά της ήταν δημόσια. Η Συνέλευση χρησιμοποίησε τις τότε 11 γλώσσες εργασίας της Ένωσης.

Τελικό έγγραφο

Η Συνέλευση, αφού μελέτησε τα διάφορα θέματα και τις τελικές εκθέσεις των Ομάδων Εργασίας, κατάρτισε ένα προσχέδιο της Συνταγματικής Συνθήκης της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Μαζί με το αποτέλεσμα των εθνικών συζητήσεων για το μέλλον της Ένωσης, το προσχέδιο αυτό αποτέλεσε την αφετηρία των συζητήσεων στη Διακυβερνητική Διάσκεψη, η οποία και έλαβε τις τελικές αποφάσεις.

Φόρουμ

Για να διευρυνθεί η συζήτηση και να συμπράξουν σ’ αυτήν όλοι οι πολίτες, συγκροτήθηκε ένα Φόρουμ για οργανώσεις που εκπροσωπούν τη κοινωνία των πολιτών (κοινωνικοί εταίροι, οικονομικοί κύκλοι, ΜΚΟ, ακαδημαϊκοί κύκλοι κλπ.). Επρόκειτο για διαρθρωμένο δίκτυο οργανώσεων, το οποίο ενημερωνόταν τακτικά σχετικά με τα διαμειβόμενα στη Συνέλευση και του οποίου οι συμβολές θα προσθέτονταν στη συζήτηση, ενώ θα μπορούσε, με διαδικασία που θα καθόριζε το Προεδρείο, να ακούγεται ή να ζητείται η γνώμη του για συγκεκριμένα ζητήματα.

Γραμματεία

Το Προεδρείο υποβοηθείτο από Γραμματεία της Συνέλευσης. Τα χρέη της Γραμματείας της Συνέλευσης ασκούσε η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου, με τη συμμετοχή και εμπειρογνωμόνων από την Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

Συμμετοχή της Κύπρου στη Συνέλευση

Η Κυπριακή Κυβέρνηση εκπροσωπήθηκε στη Συνέλευση από τον κ. Μιχάλη Ατταλίδη (Μέλος) και τον Πρέσβη κ. Θεόφιλο Θεοφίλου.

Η Βουλή των Αντιπροσώπων εκπροσωπήθηκε από δύο μέλη, τους βουλευτές κ. Παναγιώτη Δημητρίου και κα. Ελένη Μαύρου και δύο αναπληρωματικά μέλη, τους βουλευτές κ. Μάριο Ματσάκη και κα. Ανδρούλα Βασιλείου.

Σημειώνεται ότι ο κ. Παναγιώτης Δημητρίου ήταν μέλος των Ομάδων Εργασίας IV και X, η κα. Ελένη Μαύρου των Ομάδων Εργασίας II, VII και ΧΙ, o κ. Μάριος Ματσάκης της Ομάδας Εργασίας VIII και η κα. Ανδρούλα Βασιλείου των Ομάδων Εργασίας V, X και ΧΙ.